La mission des Achats peut recouvrir un large périmètre

• Mettre à disposition les biens et services nécessaires au fonctionnement de l'entreprise
• Gérer tout le processus Achat depuis les prévisions d'achat et la définition du besoin jusqu'au au contrat
• Etre en lien avec les autres fonctions de l'entreprise dont l'approvisionnement
• Satisfaire les besoins des clients internes en termes de qualité, coûts, délais et apport d'innovation
• Contribuer à la performance globale de l'entreprise

Objectifs des Achats pour assurer cette mission

• Réduire les coûts d'achats directs et indirects (impact direct sur compte de résultat)
• Garantir les approvisionnements (pas de rupture de stock, stratégie VMI - pilotage des niveaux de stock par la consommation)
• Amélioration de la qualité de la relation fournisseur (respect des délais de paiement, des volumes...)
• Obtenir des gains de productivité sur le processus administratif des achats
• Fournir la qualité adéquate des biens et services (limiter le taux de rebut et retour, éviter la sur-qualité)
• Diminuer les délais de service pour les biens critiques et les adapter pour les achats récurrents

Deux raisons principales conduisent les entreprises à mettre en place un système de pilotage de leurs achats

• Croissance du volume des achats

Du fait de la part croissante des achats (qui représentent plus de 50% des coûts du compte de résultat des entreprises industrielles), les directions achats sont de plus en plus sollicitées par les Directions Générales pour contribuer à la rentabilité de l'entreprise

• Augmentation de la complexité

Les départements achats sont conduits à travailler dans des environnements de plus en plus complexes (diversification des activités, délocalisation dans les pays low cost, prise en compte des nouvelles réglementations, multiplication des systèmes d'informations hétérogènes...)

Les gains générés par ces systèmes de pilotage sont parfois inférieurs aux attentes initiales

• Des outils sous-utilisés (qualité des données, ergonomie, temps de réponse...)
• Des besoins métiers sans réponse (évolution rapide des besoins métiers)
• Trop de retraitement manuel pour obtenir les indicateurs pertinents

Les raisons à l'origine de ces résultats mitigés sont dus à plusieurs facteurs

• Les projets de mise en place de systèmes de pilotage des achats ont été souvent traités comme des projets essentiellement techniques sans refonte de l'analyse des besoins
• Le travail nécessaire pour garantir la qualité des données est souvent sous-estimé (sources de données hétérogènes, acteurs métiers ne partageant pas le même langage...)